Marlene Börjesson på Evolvefy tog med sig frågeställningen till Pär Haga som är vd på Boardeaser, som erbjuder en digital styrelseportal som syftar till att underlätta styrelsearbetet.

Pär menar att den ökade globaliseringen ställer högre krav på bolagen idag och för att möta kraven måste man bli mer snabbrörliga. Den digitala utvecklingen kräver också snabbare beslut när konkurrensen växer, vilket är utmanande för både ledning och styrelse.

Två återkommande utmaningar

Det som kännetecknar en bra rapportering är när den hänger ihop med bolagets strategi, är konsekvent och går att följa upp. Det är också viktigt är att vd och styrelse är överens om vilka nyckeltal som ska presenteras. Förutom de finansiella nyckeltalen bör bolaget även mäta hur personalen mår, produktutveckling och kundnöjdhet med mera, för att få en så komplex bild av bolaget som möjligt. Inte minst är det viktigt att ha rätt verktyg för all dokumentation och uppföljning. Pär nämner två återkommande utmaningar som han ser hos deras kunder.

- Jag har mött många styrelser som får en jätte lunta utan genomarbetad struktur att gå igenom inför styrelsemötena. Det hänger ofta ihop med en ledningsgrupp som vill helgardera sig. Risken med en för omfattande rapportering är att styrelsemedlemmarna får svårt att sätta sig in i all information. En annan utmaning som jag ser är att styrelser får rapportering i ett format som är svår att ta till sig. Exempelvis, kan en rapport i tabell format kräva en relativt hög kompetens för att förstå och tolka tillägger Pär.

Styrelsearbetet är betydligt mer i fokus idag

Styrelsearbetets form och inriktning håller på att förändras menar Pär. Tidigare fanns traditionen att ett styrelseuppdrag var ett förtroendeuppdrag eller mer en familjeangelägenhet. Man talade om att sitta i en styrelse, idag arbetar man i en styrelse. Den förändrade verkligheten innebär att styrelsearbetet är betydligt mer i fokus än tidigare, vilket innebär att ett styrelseuppdrag kräver både tid och engagemang.  Kraven har alltså ökat och man behöver därför vara mer aktiv som styrelsemedlem.

-  Det är viktigt att ledningsgruppen tar fram ett genomarbetat, lättöverskådligt material till styrelsen. Det ökar chansen att styrelsen läser på inför styrelsemötet så att det finns tid för diskussion och för att fatta beslut i stället för att gå igenom rapporter menar Pär.

En arbetsordning underlättar för alla bolag

Pär menar att det är extra viktigt för publika bolag där aktiebolagslagen ställer krav på att det finns en skriftlig arbetsordning. Det är i arbetsordningen man bland annat fastställer hur ofta styrelsen sammanträder och rutiner för när protokoll ska skickas för justering efter mötet. En arbetsordning underlättar för alla bolag, noterade eller inte – oavsett storlek.  

-  Vill man effektivisera sitt styrelsearbete kan en styrelseplattform vara ett alternativ. Då får man ett styrmedel och stöd i styrelsearbete innan, under och efter mötet. Den gör det exempelvis lätt för en ledamot att få överblick och få veta vad som förväntas av hen. En styrelseplattform kan anpassas efter styrelsens behov och växer i samma takt som bolaget, avslutar Pär.

Tre tips för ett effektivare styrelsearbete

Sätt upp relevanta nyckeltal – Styrelsens ansvar är att tillsammans med vd komma överens om vad som ska rapporteras och hur.

Ställ rätt krav på rapporteringen – Undvik överrapportering genom att tydliggöra för vd och ledning i vilket format och innehåll styrelsen behöver.

Investera i en digital styrelseplattform – Gör en kravspecifikation och få en styrelserapportering som är anpassad efter bolaget.

Vill du veta mer om Boardeaser, välkommen att besöka boardeaser.com

Effektivt styrelsearbete är 4 av 4 delämnen som sammanfattar resultatet från Evolvefys undersökning “Styrelsesammanhang i tillväxtbolag 2021”. Respondenterna innehar roller såsom VD, Investment Manager och CFO eller är styrelseproffs i tillväxtbolag.

‍Evolvefy hjälper entreprenörer och företagsledare i växande och etablerade bolag att bygga strukturkapital för att realisera sin utveckling. När ett företag är under förändring förflyttas behovet av kompetens beroende på vilken fas bolaget befinner sig i. Här ser vi ofta att det går fel och det kan bli väldigt kostsamt. Därför finns vi. Vårt koncept bygger på både långsiktiga och flexibla lösningar. Vi erbjuder Interim Management, Executive search, Bolagsvärdering, Finansiell rådgivning, Tillväxtanalys, Risk management och Ekonomibyrå.